Les problèmes de gestion du temps des employés ? Voici 4 façons de les aider

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Découvrez les 4 façons d’aider vos employés ayant des problèmes de gestion du temps.

 

1. Fixer des attentes et des échéances

Lorsqu’un employé n’a pas d’échéance claire pour un projet, celui-ci sera inévitablement relégué au bas de la liste au profit d’éléments plus urgents. Cependant, ces tâches ignorées finiront par devenir urgentes, causant à l’employé un stress inutile et pouvant avoir un impact sur la qualité de son travail s’il n’a pas assez de temps pour les terminer de manière réfléchie.
Pour les dirigeants, il est important de fixer des échéances claires avec les employés. Les employés moins expérimentés peuvent également bénéficier du fait qu’on leur dise combien de temps des tâches spécifiques devraient prendre, car ils n’en ont peut-être pas encore une idée.

 

2. Déterminer les priorités

L’établissement de priorités est l’un des moyens les plus efficaces de gérer le temps et les personnes. La façon la plus efficace de gérer votre équipe est de s’assurer qu’ils sont tous concentrés sur les éléments de la plus haute priorité. Pour créer une liste de priorités efficace, quatre critères doivent être pris en compte :

  • Urgence : dans quelle mesure est-il crucial que cette tâche soit effectuée rapidement ? Si elle est très cruciale, déplacez-la vers le haut de la liste des priorités.
  • Autorité : à quel point cette tâche est-elle prioritaire dans l’opinion des dirigeants ? L’opinion des dirigeants devrait avoir un poids très important.
  • Temps nécessaire : combien de temps faudra-t-il pour accomplir cette tâche ? Une tâche courte peut souvent être déplacée vers le haut de la liste. De même, une longue tâche peut devoir être retardée, ou divisée en plusieurs petites tâches au fil du temps. Chacune d’entre elles étant maintenant courte, elle peut facilement être déplacée vers le haut de la liste des priorités.
  • Impact/ Conséquences : une fois la tâche effectuée, quel sera l’impact ? Sera-t-il très significatif ? À l’inverse, si la tâche n’est pas faite, ou retardée, quelles seront les conséquences ? Quelle sera leur gravité ? Déterminez la priorité en fonction de son impact une fois la tâche accomplie. Les éléments de faible conséquence doivent descendre dans la liste des priorités.

3. Co-créer un planning

Cette étape peut sembler basique, mais elle peut être très efficace. Aider un employé à planifier son temps chaque jour pour s’assurer qu’il complète tous les éléments de travail sur sa liste. Veillez à ce qu’ils programment plus que des rendez-vous et des réunions et demandez-leur de bloquer du temps pour travailler sur des tâches spécifiques..

Une fois que vous avez co-créé un planning, demandez-leur de créer le planning de la semaine suivante. C’est une excellente occasion de les encadrer davantage sur les priorités, les attentes et les échéances.

 

4. Aider les employés à répartir les tâches en morceaux gérables

Pour les dirigeants, il est important d’aider les employés qui se sentent dépassés à décomposer la tâche à accomplir en petites étapes afin qu’ils puissent voir des progrès constants et rester motivés jusqu’à l’achèvement.

Certaines tâches pourraient nécessiter une quantité importante de temps pour les accomplir, mais lorsque vous aidez vos employés à décomposer les tâches pour faire entrer leur travail dans ces blocs de temps, les tâches peuvent sembler plus faciles à gérer.